Een cultuurboek hoeft echt niet te lijken op die stoffige ordermap van 250 pagina’s die ergens in een vergeten kast ligt te verstoffen. Integendeel, het zou een levendig document moeten zijn dat in beknopte vorm de essentie van jouw onderneming weergeeft. Een cultuurboek(je) is de spiegel van jullie waarden, normen en al het sprankelende dat jullie uniek maakt.
Het is geen droge opsomming van regels, maar een heldere illustratie van waar jullie voor staan en hoe jullie samen willen werken. Denk minder aan een handleiding en meer aan een manifest voor motivatie en inspiratie, zowel voor nieuwkomers als voor de doorgewinterde teamleden.
Hieronder geef ik je een voorbeeld en een aantal onderwerpen die je op zou kunnen nemen. Voel je vrij om dit geheel of gedeeltelijk te kopiëren en als je zelf nog aanvullingen of suggesties hebt, voeg ze dan toe aan de comments onderaan de pagina. Zo kun je ook mensen buiten je onderneming inspireren.
Hoe begin je met een cultuurboek(je)?
Zoals met zoveel dingen in het leven wordt alles eenvoudiger als je weet wat je er over gelooft. Ofwel, wat is je visie over je interne cultuur? Waar menig onderneming kantoorwanden volhangt met hun externe missie en visie, zouden ze er goed aan doen om heel helder te weten wat voor soort cultuur ze intern willen en waarom dit belangrijk is.
Een visie op de interne cultuur is eigenlijk een helder beeld van hoe je wilt dat de interacties en het dagelijks leven binnen je bedrijf eruit ziet. Het beschrijft de ideale omgeving waarin werknemers zich betrokken, gewaardeerd en gemotiveerd voelen. Deze visie bepaalt de normen voor gedrag, communicatie en samenwerking die iedereen in het bedrijf nastreeft.
Het gaat erom dat je een setting creëert waarin de waarden en principes niet alleen op papier bestaan, maar waar ze dagelijks worden beleefd en uitgedragen door iedereen. Dit helpt om een sterke, positieve cultuur te ontwikkelen die bijdraagt aan zowel het geluk van de medewerkers als het succes van de onderneming. Het is een streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich kan ontwikkelen, waar men open staat voor verandering en waar ruimte is voor creativiteit en innovatie.
Voorbeeld van een visie op de interne cultuur
Je wilt voorkomen dat je in algemeenheden vervalt. Een andere valkuil is dat een visie een compromis van meningen wordt. Jan wil er in hebben dat we respectvol omgaan met elkaar, Annet wil per se dat er ook in staat dat we secuur zijn en Gerrit wil dat we eerlijk zijn. Dan ontstaat er de volgende zin:
“Bij ons zijn we op een respectvolle manier secuur en eerlijk”.
Dat is natuurlijk verre van uniek of inspirerend. Het zijn slappe inkoppertjes. Wat je namelijk ook zou kunnen zeggen is:
“Binnen onze werkomgeving staan avontuur en ontdekking staan. Wij zijn een 'speelplaats' waar innovatie voorop staat en conventies uitgedaagd worden. Wij geloven dat een goede grap net zo waardevol kan zijn als een slim bedrijfsplan en dat de beste ideeën ontstaan waar de lijnen tussen werk en plezier vervagen.”
Daar wordt ik wel nieuwsgierig van! Jij ook?
Dus begin je cultuur boekje met een leuke inleiding, de visie van je onderneming en de visie op je ondernemingscultuur en het belangrijkste werk is gedaan.
Bepaald de onderwerpen waar je het verder over wilt hebben
Zoals in het voorbeeld hierboven van Jan, Annet en Gerrit, kun je teamleden uitvragen wat ze belangrijk vinden en vanuit je visie iets over die onderwerpen vertellen. Denk aan onderwerpen zoals omgangsvormen, integriteit, communicatie, financiën, aannamebeleid, ontslag en omgaan met klanten.
Over al die onderwerpen kun je kort en bondig iets zeggen zonder er direct een heel handboek van te maken. Hieronder zal ik per onderwerp een voorbeeld geven hoe je dat zou kunnen zeggen.
Voorbeelden voor de inhoud van een cultuurboek(je)
Bedenk dat de voorbeelden hieronder slechts illustratief zijn en dit moet passen bij de visie die je hebt over de interne cultuur en het soort medewerkers.
Respect
Respect is het woord dat het meest gebruikt wordt als het gaat om normen en waarden, maar wat bedoel je er precies mee? Om onderling respect te creëren zou je moeten willen dat iedereen zichzelf mag zijn. Dat zou je op de volgende manier kunnen zeggen:
“Saaie producten zijn saai. Saaie mensen zijn ook saai. Daarom werken wij alleen met buitengewone mensen die serieus zijn met een twist. Want alleen op deze manier kunnen we blijven leveren wat mensen gelukkig maakt.”
Om dit te versterken zou je er nog aan toe kunnen voegen:
“LAAT JEZELF HOREN & ZIEN. DENK! Denk vaak, reflecteer en zeg vervolgens wat je denkt. Voel! Heb sterke gevoelens en laat ze horen en zien. Wees uitgesproken.”
Omgangsvormen
Stel je wilt een informele cultuur waar vriendelijkheid de boventoon voert. Dan zou je het volgende kunnen zeggen:
“In ons bedrijf promoten we een informele sfeer waar iedereen elkaar bij de voornaam noemt. Dit bevordert een gevoel van gelijkheid en toegankelijkheid, waardoor medewerkers zich comfortabel voelen om ideeën en zorgen te delen met het management.”
Maar minstens zo krachtig is:
“Bij ons zeg je 'je en jij' tegen iedereen, van de stagiair tot de CEO. Waarom? Omdat 'u' zo 1990 is en we geloven dat je geen driedelig pak nodig hebt om respect te verdienen.”
Of je zegt:
“Bij ons werken mensen. Ook op het hoofdkantoor. Die mensen hebben een voornaam en die spreken we zo vaak als kan vriendelijk uit. Waarom? Omdat die persoon daar blij van wordt.”
Communicatie
Over hoe je wilt dat men met elkaar communiceert kun je boeken schrijven. Maar houdt het bij de essentie. Bijvoorbeeld dat je niet wilt dat er ellenlange e-mail treats door de onderneming verzonden worden. Dit zou je als volgt kunnen zeggen:
“We stimuleren directe communicatie en geven de voorkeur aan face-to-face gesprekken waar mogelijk. Voor snelle updates of dankbetuigingen gebruiken we liever e-mails. Deze benadering zorgt ervoor dat de communicatie efficiënt en persoonlijk blijft.”
Een andere manier om hetzelfde te zeggen is:
“Face-to-face gesprekken hebben de voorkeur, want laten we eerlijk zijn, emoji's kunnen niet alles uitdrukken. E-mails zijn geweldig voor bedankjes, en wie weet, misschien ook voor het doorgeven van de legendarische kantoor roddels."
Of je zegt:
“Als we iets willen vragen of vertellen, zoeken we iemand op. Het beste alternatief is iemand even bellen. Appjes en e-mails zijn ideaal voor verslaglegging of een bedankje en emoji's, doen we alleen zelf en face-to-face. Daar worden we blij van.”
Integriteit
Dat je niet wilt dat er gestolen of gelogen wordt, mag helder zijn. Toch kan het goed zijn om hier als onderneming je visie op te geven. Dat zou je als volgt kunnen doen:
“Een keer liegen en je bent een leugenaar!”
Door hier verder niets over te zeggen is direct duidelijk dat je een zero tolerance beleid voert. Simpel.
Financieel beleid
Onder het financiële beleid vallen zaken zoals marges en declaraties en ook daar kun je heel uitgebreid aandacht aan besteden. Door ook dit tot de essentie te brengen en simpel te houden vertel je soms met minder woorden meer. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen:
“Wij streven er elke dag naar om meer te verdienen dan we uitgeven.”
En over declaraties zou je kunnen zeggen:
“We begrijpen dat iedereen soms kosten moet maken voor het bedrijf, of het nu gaat om een klanten diner of een treinkaartje naar een conferentie. Ons beleid is eenvoudig: als je het uitgeeft met het bedrijf in gedachten, zullen we zorgen dat je snel en zonder gedoe wordt terugbetaald.”
Of als je het nog luchtiger wilt houden kun je zeggen:
“Maak je een kostenpost voor het werk? Gooi die bonnetjes in ons digitale systeem alsof het confetti is! Zorg wel dat je aankopen net zo logisch zijn als koffie op maandagochtend.”
Aannamebeleid
Je hebt inmiddels door dat je zaken die soms complex lijken, ook heel simpel kunt houden en zo tot de essentie komt. Zo is dat ook met het aannamebeleid. Hierover zou je kunnen zeggen:
“Ons aannamebeleid is eenvoudig maar strikt. We stellen drie vragen: Kan deze persoon het werk aan? Wil deze persoon echt hier werken? Zal deze persoon zich inzetten voor zijn taken? Een "nee" op een van deze vragen betekent dat we verder zoeken.”
Een andere vorm om hetzelfde te zeggen is:
“Onze sollicitatiegesprekken zijn zoals speeddaten. Drie belangrijke vragen. Kan de persoon het, wil de persoon het en zal de persoon het werk doen? Als het antwoord op één daarvan 'nee' is, dan zeggen we: "Volgende!" Want in de liefde en in het werk moet de match perfect zijn.”
Beloning
Een van de meest besproken zaken op de werkvloer is de mate van beloning. Je doet het als leider van een onderneming eigenlijk nooit goed. Wat je daar over zou kunnen zeggen is het volgende:
“Wij belonen niet alleen wat je doet, maar ook hoe je het doet. Als we iets uitzonderlijks niet gezien hebben, kom het ons dan vertellen zodat we dat weten en er rekening mee kunnen houden bij je volgende paycheck."
Ontslag en vertrek
De manier hoe je iemand ontslaat is een wezenlijk onderdeel van je interne cultuur. Daarnaast kan een waardig ontslag een enorme positieve impact hebben op het imago van je onderneming. Daarom zou je het volgende kunnen zeggen:
“We zien vertrek of ontslag niet als een einde, maar als een doorverwijzing naar een plek waar de medewerker gelukkiger zal zijn. Dit beleid helpt ons om een positieve sfeer te behouden, zelfs in moeilijke tijden.”
Een andere manier om dit te zeggen is:
“Als het tijd is om afscheid te nemen, doen we dat met een knuffel (figuurlijk dan) in plaats van een handdruk. We willen dat je ergens gaat schitteren, waar je nog blijer wordt.”
Klanten
Klanten kunnen soms veeleisend zijn of moeilijke vragen stellen. Toch wil je dat medewerkers daar servicegericht en met respect mee omgaan. Dat zou je als volgt kunnen zeggen:
“Onze klanten zijn als de koffie in de ochtend: onmisbaar. Zonder hen zouden we allemaal nog in onze pyjama's thuiswerken. Daarom zetten we ze op een voetstuk - soms letterlijk.”
Als je wilt benadrukken hoe belangrijk je klanten voor je zijn kun je ook zeggen:
“Klanten zijn niet afhankelijk van ons. Wij zijn afhankelijk van hen. Ze zijn geen onderbreking van ons werk. Ze zijn het doel ervan. Wij verlenen hun geen dienst door hen te bedienen. Zij verlenen ons een dienst door ons die kans te geven.”
Overige onderwerpen
Je kunt nog een heel scala aan onderwerpen toevoegen zoals vakantiedagen, werktijden en werkplek, erkenning en waardering, etc. De kunst is om het bij de essentie te houden. De rest kun je in de ordner die ergens bovenop een vergeten kast ligt uitleggen.
Opmaak en design van een cultuur handboek(je)
Tot slot: 1 beeld zegt vaak meer dan 1000 woorden. Bespaar daarom niet op de opmaak van jouw cultuur handboek(je). Het zou namelijk een feestje om te krijgen en inspirerend om te lezen moeten zijn.
Professionele hulp bij het maken van een cultuurboekje
Het proces om een cultuurboekje te maken kan soms best intensief zijn, zeker als je verschillende mensen uit je onderneming erbij wilt betrekken. In zo'n geval is het raadzaam om externe hulp in te schakelen.
Ik heb verschillende (internationale) ondernemers mogen ondersteunen bij trajecten zoals deze, en hoewel het geen core business is van mij, is de uitkomst altijd zowel verrassend als inspirerend. Meestal zijn er niet meer dan twee tot drie korte sessies nodig om tot de eerste opzet te komen, en indien gewenst kunnen we ook de opmaak voor onze rekening nemen.
